Sous la direction de la responsable de l’agence de Lyon, vous serez amené· ée à assurer la fonction d’assistant(e) administratif(ve) de l’agence de Lyon. En lien avec la responsable administrative du siège à Paris, vous assurerez le lien entre l’agence de Lyon et de Paris du point de vue du suivi des candidatures et des éléments administratifs et financiers.

Raison d'être du poste
Vous participez activement à la vie de l'agence lyonnaise et contribuez au bien-être des collaborateurs.
De par vos missions transverses (Comptabilité, RH, etc), vous êtes un véritable relai d’information au sein de TRIBU.
1 / mission d'Office Manager de l'agence de Lyon – 20%
2 / mission en lien avec la comptabilité / gestion – 30%
3 /mission d’administration des Ressources Humaines – 20%
4/ suivi des dossiers d’appels d’offres publics – 30%

La diversité des missions vous amènera à interagir avec :
- La chargée administrative et financière de Paris pour le volet "comptabilité" et pour le volet administration RH
- La co-gérante de TRIBU, directrice de l’agence lyonnaise pour la gestion de l’agence et le volet administration des ressources humaines
- L’ensemble des salariés sur la gestion du quotidien et de leurs liens avec les volets RH, facturations
- Une prestataire externe à la réalisation des dossiers administratifs pour les candidatures à appels d’offres publics

Descriptif des missions
1/ Office Management (20% du temps)
Votre rôle est de s'assurer que les collaborateurs ont le matériel et les conditions nécessaires pour optimiser leur temps de travail et leur confort / bien-être matériel.
· Réaliser l'accueil téléphonique.
· Organiser la réception des colis, du courrier
· Gérer les locaux (confort, sécurité) en lien avec les différents acteurs et prestataires extérieurs.
· Anticiper et répondre aux besoins de matériel – logistique quotidienne

2/ Comptabilité / Gestion (30%)
· Facturation
Vous procédez à la saisie des factures de l’agence de Lyon émises par la comptabilité à Paris sur le tableau de bord dédié.
Vous transmettez les factures aux clients pour règlement par le moyen adéquate (Mail, Chorus, Ediflex ).
Vous relancerez pour règlement des factures impayées.
· Suivi, saisie des dépenses de l’agence de Lyon
Vous identifiez les dépenses de l’agence de Lyon et tenez à jour un tableau de suivi des dépenses et les transmettez à Paris pour gestion comptable.
· Saisir et contrôler les notes de frais
Contrôler les notes de frais et transmettre les données variables à l’expert-comptable, réaliser le contrôle des paies.

3/ Administration des Ressources Humaines (20% du temps)
· Gérer l’ensemble des données et processus administratifs de l’équipe lyonnaise (Création de collaborateurs, MAJ des données, suivi des visites médicales, transports, mutuelle, tickets restaurant, etc)
· Accompagner et répondre aux demandes, questionnements des collaborateurs sur des problématiques courantes (congés divers, mutuelle, impôts, etc) en lien avec la co-gérante
· Sous la supervision de la co-gérante, rédiger les contrats de travail et avenants, suivre les mises à jour des contrats avec les différents partenaires.

4/ Gestion administrative des candidatures (30%) aux appels d’offres spécifiques aux activités de TRIBU (Paris, Lyon , Nantes) (maitrise d’œuvre, assistance à maîtrise d’ouvrage, …):
· Sollicitation et liens avec les partenaires pour le montage des équipes
· Relai interne de TRIBU sur la gestion des dossiers et sollicitations
· Suivi des dossiers avec notre prestataire externe qui gère la constitution des dossiers administratifs
· Mise à jour des références et mise à jour des certificats de réalisation

Au-delà de ces missions de base, vous pourrez être amené.e à accompagner les collaborateurs à la mise en page de fiches références, plaquette de présentation ou autre document pour une mise en forme graphique.

Autres tâches possibles :
- Veille sur les appels d’offres
- Mise en forme ponctuelle de documents
- Appui au dossier de qualification professionnelle
- Mise en place de formations